1. Introduction

Bienvenue chez Oak Intercultural Psychology INC (« Oak », « nous », « notre » ou « nos »).

Nous nous engageons à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qui nous sont confiées dans le cadre de la prestation de services liés à la psychologie et à la santé mentale.

La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les données à caractère personnel conformément aux lois en vigueur au Québec et au Canada, notamment :

• Loi n° 25 du Québec
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec)
• Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), le cas échéant
• Obligations professionnelles applicables aux services psychologiques

2. Qui sommes-nous ?

Oak Intercultural Psychology INC propose des services psychologiques et liés à la santé mentale destinés à :

• Adultes
• Enfants et adolescents
• Réfugiés et demandeurs d'asile
• Personnes orientées par des assureurs ou des organismes
• Clients professionnels et institutionnels

Bureaux

Bureau de Montréal
, 17e étage – 2001, boulevard Robert-Bourassa
, Montréal, Québec H3A 2A6
, Canada

Bureau de Saint-Lambert
298, rue Elm
Saint-Lambert, Québec J4P 1W3
Canada

Contact pour la protection de la vie privée:
E-mail : admin@oakpsyclinic.com

3. Les informations que nous collectons

Nous pouvons collecter les catégories d'informations suivantes :

Informations d'identification

• Nom complet
• Date de naissance
• Adresse
• Numéro de téléphone
• Adresse e-mail

Informations cliniques et sanitaires

• Antécédents psychologiques
• Notes de consultation
• Évaluations et rapports
• Informations relatives à la santé mentale
• Informations relatives aux recommandations

Informations relatives au paiement et à la facturation

• Historique des paiements
• Informations relatives à l'assurance
• Factures et reçus

Site web et informations techniques

Lorsque vous consultez notre site web, nous pouvons collecter :

• Adresse IP
• Type de navigateur
• Informations sur l'appareil
• Cookies et données d'analyse
• Informations relatives à l'utilisation du site web

Informations relatives à la communication

• E-mails
• Formulaires de contact sur les sites web
• Communications relatives aux rendez-vous
• Communications en télésanté

4. Comment nous utilisons les données à caractère personnel

Nous pouvons utiliser les données à caractère personnel aux fins suivantes :

• Fournir des services de soutien psychologique et de santé mentale
• Réaliser des évaluations et mener des consultations
• Proposer des services de télépsychologie ou de télésanté
• Répondre aux demandes de renseignements
• Traiter les paiements
• Émettre des factures et des reçus
• Prendre contact avec les assureurs ou les organismes agréés
• Améliorer nos services et notre site web
• Respecter les obligations légales, éthiques et professionnelles
• Se protéger contre la fraude, les risques liés à la sécurité ou toute utilisation abusive

5. Consentement

En utilisant nos services ou notre site web, ou en communiquant avec nous, vous acceptez la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos informations telles que décrites dans la présente Politique de confidentialité, sous réserve des exigences légales applicables.

Le consentement peut être retiré à tout moment lorsque la loi le permet, bien que ce retrait puisse avoir une incidence sur notre capacité à fournir nos services.

Pour les mineurs, le consentement peut être obtenu auprès d'un parent ou d'un tuteur légal lorsque la loi l'exige.

6. Télésanté et plateformes numériques

Nous pouvons recourir à des plateformes et technologies tierces sécurisées, notamment :

• Google Workspace
• Notre plateforme CRM/télésanté
• Zoom
• Microsoft Teams

Ces plateformes peuvent stocker ou traiter des informations en dehors du Québec ou du Canada.

Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour garantir la confidentialité et la sécurité, aucun système de communication électronique ne peut être considéré comme totalement sécurisé.

Les clients qui recourent aux services de télésanté reconnaissent les risques inhérents liés aux communications en ligne.

7. Communication d'informations

Nous ne vendons pas de données à caractère personnel.

Nous pouvons être amenés à divulguer des informations :

• Avec le consentement du client
• Aux assureurs ou aux organismes payeurs agréés
• À l'attention des professionnels de santé impliqués dans la prise en charge
• Lorsque la loi l'exige
• En cas d'urgence ou pour des raisons de sécurité
• Aux autorités réglementaires ou professionnelles, le cas échéant

Les prestataires de services qui nous assistent dans nos activités ne peuvent accéder aux informations que dans la mesure où cela est nécessaire et dans le respect de leurs obligations de confidentialité.

8. Conservation des données

Les données à caractère personnel et les dossiers médicaux sont conservés conformément aux dispositions suivantes :

• Lois québécoises applicables
• Obligations réglementaires professionnelles
• Assurance et obligations légales

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, elles sont détruites de manière sécurisée ou rendues anonymes.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les données à caractère personnel, notamment :

• Accès restreint aux dossiers
• Systèmes numériques sécurisés
• Comptes protégés par mot de passe
• Chiffrement, le cas échéant
• Obligations de confidentialité du personnel

Malgré tous nos efforts, aucun moyen de transmission ou de stockage n'est totalement sûr.

10. Transferts internationaux de données

Certains prestataires de services peuvent traiter ou stocker des informations en dehors du Québec ou du Canada.

Le cas échéant, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir le maintien de protections adéquates en matière de confidentialité.

11. Cookies et analyse de fréquentation du site web

Cookies et analyse de trafic sur le site web

Notre site web peut utiliser :

• Cookies
• Outils d'analyse
• Technologies de suivi des performances

Ces technologies nous aident à :

• Améliorer les fonctionnalités du site web
• Comprendre le trafic d'un site web
• Améliorer l'expérience utilisateur

Les utilisateurs peuvent désactiver les cookies dans les paramètres de leur navigateur, mais certaines fonctionnalités du site web risquent alors de ne pas fonctionner correctement.

12. Communication marketing

À l'avenir, nous pourrions vous envoyer des lettres d'information ou des communications à caractère informatif.

Les utilisateurs peuvent se désabonner à tout moment en utilisant l'option de désabonnement figurant dans les communications.

Nous n'envoyons pas de communications commerciales sans avoir obtenu le consentement requis lorsque la loi l'exige.

13. Vos droits

Sous réserve des lois applicables, toute personne peut demander :

• Accès aux données à caractère personnel
• Rectification d'informations erronées
• Retrait du consentement
• Informations concernant l'utilisation des données
• Suppression lorsque la loi l'autorise

Les demandes peuvent être envoyées à :
admin@oakpsyclinic.com

14. Incidents liés à la confidentialité

En cas d'incident lié à la confidentialité ou à la sécurité des données à caractère personnel, nous prendrons les mesures requises par la législation en vigueur, notamment :

• Évaluation des risques
• Atténuer les préjudices
• Informer les personnes concernées lorsque cela est nécessaire
• Tenue des registres des incidents

15. Enfants et mineurs

Nous offrons des services aux mineurs conformément aux lois québécoises applicables et aux normes professionnelles en vigueur.

Les parents ou tuteurs légaux peuvent être associés lorsque la loi l'exige ou que cela s'avère cliniquement approprié.

16. Sites web tiers

Notre site web peut contenir des liens vers des sites web ou des plateformes tiers.

Nous ne sommes pas responsables des pratiques en matière de confidentialité ni du contenu des sites Web externes.

17. Modifications apportées à la présente politique de confidentialité

Nous pouvons être amenés à mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre.

La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web.

18. Contactez-nous

Pour toute question relative à la confidentialité ou aux données personnelles :

Oak Intercultural Psychology INC
E-mail : admin@oakpsyclinic.com

Bureau de Montréal :
, 17e étage – 2001, boulevard Robert-Bourassa
, Montréal (Québec) H3A 2A6

Bureau de Saint-Lambert
298, rue Elm
Saint-Lambert, Québec J4P 1W3