1. Introducción

Bienvenido a Oak Intercultural Psychology INC («Oak», «nosotros», «nuestro» o «nos»).

Nos comprometemos a proteger la privacidad, la confidencialidad y la seguridad de los datos personales que se nos confían en el marco de la prestación de servicios psicológicos y relacionados con la salud mental.

La presente Política de privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, divulgamos, almacenamos y protegemos los datos personales de conformidad con la legislación aplicable en Quebec y Canadá, incluyendo:

• Ley n.º 25 de Quebec
• Ley relativa a la protección de los datos personales en el sector privado (Quebec)
• PIPEDA (Ley de Protección de Datos Personales y Documentos Electrónicos), cuando proceda
• Obligaciones profesionales aplicables a los servicios psicológicos

2. Quiénes somos

Oak Intercultural Psychology INC ofrece servicios psicológicos y relacionados con la salud mental para:

• Adultos
• Niños y adolescentes
• Refugiados y solicitantes de asilo
• Personas remitidas por aseguradoras u organizaciones
• Clientes corporativos e institucionales

Oficinas

Oficina de Montreal
, planta 17 – 2001 Boulevard Robert-Bourassa
, Montreal, Quebec H3A 2A6
Canadá

Oficina de Saint-Lambert
298 rue Elm
Saint-Lambert, Québec J4P 1W3
Canadá

Contacto sobre privacidad
. Correo electrónico: admin@oakpsyclinic.com

3. Información que recopilamos

Podemos recopilar las siguientes categorías de información:

Datos de identificación

• Nombre completo
• Fecha de nacimiento
• Dirección
• Número de teléfono
• Dirección de correo electrónico

Información clínica y sanitaria

• Historia psicológica
• Notas de la consulta
• Evaluaciones e informes
• Información relacionada con la salud mental
• Información sobre la derivación

Información sobre pagos y facturación

• Registros de pagos
• Información relacionada con los seguros
• Facturas y recibos

Página web e información técnica

Cuando visites nuestra página web, es posible que recopilemos:

• Dirección IP
• Tipo de navegador
• Información del dispositivo
• Cookies y datos analíticos
• Información sobre el uso del sitio web

Información sobre la comunicación

• Correos electrónicos
• Formularios de contacto de sitios web
• Comunicaciones relacionadas con las citas
• Comunicaciones de telesalud

4. Cómo utilizamos los datos personales

Podemos utilizar los datos personales para:

• Prestar servicios de apoyo psicológico y de salud mental
• Realizar evaluaciones y consultas
• Ofrecer servicios de telepsiquiatría o telesalud
• Responder a las consultas
• Gestionar pagos
• Emitir facturas y recibos
• Ponerse en contacto con las aseguradoras u organizaciones autorizadas
• Mejorar nuestros servicios y nuestra página web
• Cumplir con las obligaciones legales, éticas y profesionales
• Protege contra el fraude, los riesgos de seguridad o el uso indebido

5. Consentimiento

Al utilizar nuestros servicios o nuestro sitio web, o al comunicarte con nosotros, das tu consentimiento para la recogida, el uso y la divulgación de tu información tal y como se describe en la presente Política de privacidad, con sujeción a los requisitos legales aplicables.

El consentimiento puede retirarse en cualquier momento, siempre que la ley lo permita, aunque dicha retirada podría afectar a nuestra capacidad para prestar los servicios.

En el caso de los menores, se podrá obtener el consentimiento de uno de los padres o del tutor legal cuando así lo exija la ley.

6. Telesalud y plataformas digitales

Podemos utilizar plataformas y tecnologías seguras de terceros, entre las que se incluyen:

• Google Workspace
• Nuestra plataforma de CRM y telesalud
• Zoom
• Microsoft Teams

Estas plataformas pueden almacenar o tratar información fuera de Quebec o de Canadá.

Aunque tomamos medidas razonables para garantizar la confidencialidad y la seguridad, no se puede garantizar que ningún sistema de comunicación electrónica sea totalmente seguro.

Los clientes que participan en los servicios de telesalud reconocen los riesgos inherentes asociados a las comunicaciones en línea.

7. Divulgación de información

No vendemos datos personales.

Podemos divulgar información:

• Con el consentimiento del cliente
• A las aseguradoras o a los pagadores autorizados
• A los profesionales sanitarios que participan en la atención sanitaria
• Cuando así lo exija la ley
• En situaciones de emergencia o de seguridad
• A las autoridades reguladoras o profesionales, cuando sea necesario

Los proveedores de servicios que nos prestan asistencia en nuestras operaciones solo podrán acceder a la información en la medida en que sea necesario y con sujeción a obligaciones de confidencialidad.

8. Conservación de datos

Los datos personales y los historiales clínicos se conservan de conformidad con:

• Legislación aplicable de Quebec
• Obligaciones profesionales en materia de regulación
• Requisitos legales y de seguros

Cuando la información ya no es necesaria, se destruye de forma segura o se anonimiza.

9. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas razonables para proteger los datos personales, entre las que se incluyen:

• Acceso restringido a los expedientes
• Sistemas digitales seguros
• Cuentas protegidas con contraseña
• Cifrado cuando sea necesario
• Obligaciones de confidencialidad del personal

A pesar de nuestros esfuerzos, ningún método de transmisión o almacenamiento es totalmente seguro.

10. Transferencias internacionales de datos

Es posible que algunos proveedores de servicios traten o almacenen información fuera de Quebec o de Canadá.

Cuando procede, tomamos medidas razonables para garantizar que se mantengan las protecciones adecuadas en materia de privacidad.

11. Cookies y análisis web

Cookies y análisis web

Nuestra página web puede utilizar:

• Cookies
• Herramientas de análisis
• Tecnologías de supervisión del rendimiento

Estas tecnologías nos ayudan a:

• Mejorar la funcionalidad del sitio web
• Comprender el tráfico de la página web
• Mejorar la experiencia del usuario

Los usuarios pueden desactivar las cookies a través de la configuración del navegador, aunque es posible que algunas funciones del sitio web no funcionen correctamente.

12. Comunicaciones de marketing

En el futuro, es posible que enviemos boletines informativos o comunicaciones informativas.

Los usuarios pueden darse de baja en cualquier momento utilizando la opción de baja que se incluye en las comunicaciones.

No enviamos comunicaciones de marketing sin el consentimiento correspondiente cuando así lo exige la ley.

13. Tus derechos

Con sujeción a la legislación aplicable, las personas pueden solicitar:

• Acceso a los datos personales
• Corrección de información inexacta
• Retirada del consentimiento
• Información sobre el uso de los datos
• Supresión cuando la ley lo permita

Las solicitudes pueden enviarse a:
admin@oakpsyclinic.com

14. Incidentes relacionados con la confidencialidad

En caso de que se produzca un incidente relacionado con la confidencialidad o la seguridad de los datos personales, adoptaremos las medidas exigidas por la legislación aplicable, entre las que se incluyen:

• Evaluación de riesgos
• Mitigar los daños
• Notificar a las personas afectadas cuando sea necesario
• Mantenimiento de los registros de incidentes

15. Niños y menores

Prestamos servicios a menores de edad de conformidad con la legislación vigente en Quebec y las normas profesionales aplicables.

Los padres o tutores legales podrán participar cuando así lo exija la ley o resulte clínicamente adecuado.

16. Sitios web de terceros

Nuestra página web puede contener enlaces a páginas web o plataformas de terceros.

No nos hacemos responsables de las prácticas de privacidad ni del contenido de los sitios web externos.

17. Modificaciones de la presente Política de privacidad

Es posible que actualicemos esta Política de privacidad de vez en cuando.

La versión más reciente estará siempre disponible en nuestra página web.

18. Contacta con nosotros

Para cualquier consulta relacionada con la privacidad o los datos personales:

Oak Intercultural Psychology INC
Correo electrónico: admin@oakpsyclinic.com

Oficina de Montreal
, planta 17 – 2001 Boulevard Robert-Bourassa
, Montreal, QC H3A 2A6

Oficina de Saint-Lambert
298 rue Elm
Saint-Lambert, Québec J4P 1W3