1. Introduction

Bienvenue chez Oak Intercultural Psychology INC (« Oak », « nous », « notre » ou « nos »).

Nous nous engageons à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui nous sont confiés dans le cadre de la prestation de services liés à la psychologie et à la santé mentale.

La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, divulguons, conservons et protégeons les renseignements personnels conformément aux lois applicables au Québec et au Canada, notamment :

• Loi 25 du Québec
• Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec)
• LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques), le cas échéant
• Obligations professionnelles applicables aux services psychologiques

2. Qui sommes-nous ?

Oak Intercultural Psychology INC offre des services liés à la psychologie et à la santé mentale pour :

• Adultes
• Enfants et ados
• Réfugiés et demandeurs d'asile
• Personnes orientées par des assureurs ou des organisations
• clients institutionnels et entreprises

Bureaux

Bureau de Montréal
17e étage – 2001, boulevard Robert-Bourassa
Montréal, Québec H3A 2A6
Canada

Bureau de Saint-Lambert
298, rue Elm
Saint-Lambert (Québec) J4P 1W3
Canada

Confidentialité Contact
Courriel : admin@oakpsyclinic.com

3. Informations que nous recueillons

Nous pouvons recueillir les catégories d'informations suivantes :

Informations d'identification

• Nom et prénom
• Date de naissance
• Discours
• Numéro de téléphone
• Adresse courriel

Informations cliniques et sanitaires

• Histoire psychologique
• Notes de consultation
• Évaluations et rapports
• Renseignements sur la santé mentale
• Informations de référence

Renseignements sur le paiement et la facturation

• Registres de paiement
• Renseignements sur les assurances
• Factures et reçus

Informations techniques et relatives au site Web

Lors de votre visite sur notre site Web, nous pouvons recueillir :

• Adresse IP
• Type de navigateur
• Informations sur l'appareil
• Témoins et données analytiques
• Informations sur l'utilisation du site Web

Renseignements sur les communications

• Courriels
• Formulaires de contact du site Web
• communications relatives aux rendez-vous
• communications en télésanté

4. Comment nous utilisons les renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels pour :

• Offrir des services psychologiques et de santé mentale
• Effectuer des évaluations et des consultations
• Offrir des services de télépsychologie ou de télésanté
• Répondre aux demandes de renseignements
• Traiter les paiements
• Émettre des factures et des reçus
• Communiquez avec les assureurs ou les organismes autorisés
• Améliorer nos services et notre site Web
• Respecter les obligations légales, éthiques et professionnelles
• Se protéger contre la fraude, les risques de sécurité ou l'utilisation abusive

5. Consent

En utilisant nos services, notre site Web ou en communiquant avec nous, vous consentez à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos renseignements tels que décrits dans la présente politique de confidentialité, sous réserve des exigences légales applicables.

Le consentement peut être retiré en tout temps lorsque la loi le permet, même si ce retrait peut affecter notre capacité à fournir des services.

Pour les mineurs, le consentement d'un parent ou d'un tuteur légal peut être obtenu lorsque la loi l'exige.

6. Télésanté et plateformes numériques

Nous pouvons utiliser des plateformes et technologies tierces sécurisées, notamment :

• Espace de travail Google
• Notre plateforme CRM/télésanté
• Zoom
• Microsoft Teams

Ces plateformes peuvent stocker ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada.

Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour assurer la confidentialité et la sécurité, aucun système de communication électronique ne peut être garanti comme étant totalement sécurisé.

Les clients qui participent aux services de télésanté reconnaissent les risques inhérents associés aux communications en ligne.

7. Divulgation d'informations

Nous ne vendons pas d'informations personnelles.

Nous pouvons divulguer des renseignements :

• Avec le consentement du client
• Aux assureurs ou aux payeurs autorisés
• Aux professionnels de la santé impliqués dans les soins
• Lorsque la loi l'exige
• En cas d'urgence ou de situation de sécurité
• Aux autorités réglementaires ou professionnelles lorsque nécessaire

Les fournisseurs de services qui nous aident dans nos opérations peuvent accéder aux renseignements uniquement dans la mesure nécessaire et sous réserve d'obligations de confidentialité.

8. Conservation des données

Les renseignements personnels et les dossiers cliniques sont conservés conformément à :

• Lois applicables du Québec
• obligations réglementaires professionnelles
• exigences en matière d'assurance et de droit

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, elles sont détruites ou dépersonnalisées de manière sécurisée.

9. Mesures de sécurité

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels, notamment :

• Accès restreint aux documents
• Systèmes numériques sécurisés
• comptes protégés par mot de passe
• Chiffrement quand c'est approprié
• Obligations de confidentialité du personnel

Malgré tous nos efforts, aucune méthode de transmission ou de stockage n'est totalement sécurisée.

10. Transferts internationaux de données

Certains fournisseurs de services peuvent traiter ou stocker des renseignements à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Le cas échéant, nous prenons des mesures raisonnables pour garantir le maintien de protections appropriées en matière de confidentialité.

11. Témoins et analyse du site Web

Témoins et analyse du site Web

Notre site Web peut utiliser :

• Témoins
• Outils d'analyse
• technologies de surveillance du rendement

Ces technologies nous aident :

• Améliorer les fonctionnalités du site Web
• Comprendre le trafic du site Web
• Améliorer l'expérience utilisateur

Les utilisateurs peuvent désactiver les témoins via les paramètres de leur navigateur, mais certaines fonctionnalités du site Web risquent alors de ne pas fonctionner correctement.

12. Communications marketing

À l'avenir, on pourrait vous envoyer des bulletins d'information ou des communications informatives.

Les utilisateurs peuvent se désabonner en tout temps en utilisant l'option de désabonnement incluse dans les communications.

Nous n'envoyons pas de communications marketing sans consentement approprié lorsque la loi l'exige.

13. Vos droits

Sous réserve des lois applicables, les particuliers peuvent demander :

• Accès aux renseignements personnels
• Correction des renseignements inexacts
• Retrait du consentement
• Renseignements sur l'utilisation des données
• Suppression lorsque la loi le permet

Les demandes peuvent être envoyées à :
admin@oakpsyclinic.com

14. Incidents de confidentialité

En cas d’incident de confidentialité ou de sécurité concernant des renseignements personnels, nous prendrons les mesures requises par les lois applicables, notamment :

• Évaluation des risques
• Atténuer les dommages
• Aviser les personnes concernées au besoin
• Tenue des registres des incidents

15. Enfants et mineurs

Nous offrons des services aux mineurs conformément aux lois et aux normes professionnelles applicables du Québec.

Les parents ou tuteurs légaux peuvent être impliqués lorsque la loi l'exige ou lorsque cela est cliniquement approprié.

16. Sites Web de tiers

Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web ou des plateformes tiers.

Nous ne sommes pas responsables des pratiques de confidentialité ni du contenu des sites Web externes.

17. Modifications à la présente politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre.

La version la plus récente sera toujours disponible sur notre site web.

18. Contactez-nous

Pour toute question relative à la confidentialité ou aux renseignements personnels :

Oak Intercultural Psychology INC
Courriel : admin@oakpsyclinic.com

Bureau de Montréal
17e étage – 2001, boulevard Robert-Bourassa
Montréal, QC H3A 2A6

Bureau de Saint-Lambert
298, rue Elm
Saint-Lambert (Québec) J4P 1W3